Politique de confidentialité

Collecte des renseignements personnels et confidentiels

L’article 54 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) indique ce qui suit : « Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l’identifier ». Il est à noter que la direction générale a accès à tout renseignement personnel dans le cadre de son droit de gérance. Elle n’est pas mentionnée spécifiquement dans ce qui suit, mais doit être considérée incluse.

a) Liste des renseignements personnels utilisés et les raisons de leur collecte

Dans le contexte du Tremplin, le nombre et le type de données recueillies peuvent varier selon le profil, c’est-à-dire qu’on soit client, membre, bénévole ou employé.

Données obligatoires

Nom et prénom
Adresse postale
Adresse courriel
Statut marital
Statut d’immigration
Date de naissance
Pays d’origine
No. de téléphone
Niveau d’études
Emploi occupé
Documents d’immigration : CAS, CSQ, résidence permanente et citoyenneté.
# IUC du Gouv. du Canada
No. de permis de conduire

Raisons possibles de collecte

Exigence du Ministère de l’immigration, de la francisation et de l’intégration (MIFI) pour l’ouverture d’un dossier client et saisie dans la base de données du MIFI (ex. : pour reddition de compte)
Vérification des antécédents judiciaires des nouveaux employés et bénévoles (gestion du risque)
Bénévolat impliquant l’accompagnement de clients pour la conduite automobile

Données falcultatives

Numéro de carte de crédit
Tout autre renseignement personnel fourni par le client dans le cadre d’une prestation de services

Raisons possibles de collecte

Assistance pour le paiement de frais reliés à des démarches administratives pour les clients

b) Les modalités de la collecte des renseignements personnels

Cette liste comprend les moyens utilisés pour recueillir l’information personnelle en fonction du profil.

Clients:

Fiche client
Formulaires spécifiques reliés aux demandes administratives
Formulaire consentement de collecte des renseignements personnels du MIFI
Saisie d’information de suivi dans la base de données

Membres et bénévoles:

Autorisation antécédents judiciaires
Convention d’engagement réciproque
Entente de jumelage
Formulaire d’adhésion membre

c) Informations confidentielles

Les services-conseils offerts au Tremplin comportent des discussions portant sur certaines problématiques ou situations confidentielles qui touchent la clientèle. Des renseignements personnels sont énoncés dans ces contextes. Pour respecter la confidentialité, les conseillers limitent la divulgation de ces informations aux seules personnes autorisées à en prendre connaissance, autant par écrit que verbalement.

Traitement et utilisation des renseignements personnels

Toute l’information privée est, soit saisie dans un formulaire électronique ou une base de données informatisée, soit dans un formulaire papier qui est ensuite numérisé et classé dans le serveur de l’organisme. Un projet de numérisation et de saisie électronique systématiques est en cours (2021-09).

a) Modalités d’exercice des droits d’opposition ou de retrait :

Le droit d’opposition permet aux personnes concernées de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte. Le droit de retrait leur permet de demander à ce que leurs renseignements personnels ne figurent plus sur une liste donnée.

Lorsqu’un client, un employé, un membre ou un bénévole exerce son droit d’opposition ou de retrait, la personne responsable de la collecte de l’information ou de son maintien à jour est tenue de l’informer des impacts de son refus ou de sa demande de retrait de l’information dans son dossier et d’appliquer toute mesure en découlant. Par exemple, selon le cas, cela pourrait prévenir ou limiter la prestation de services d’une conseillère ou d’un conseiller à une personne immigrante ou empêcher le recrutement d’un nouveau bénévole ou employé (voir Tableau 2.a « Liste des renseignements personnels utilisés et les raisons de leur collecte — Données obligatoires et facultatives »).

Modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification

Toute personne concernée a le droit de savoir quels sont les renseignements personnels détenus sur elle au Tremplin et d’obtenir copie de son dossier en tout temps. L’exercice de ce droit peut conduire à la mise à jour (droit de rectification) des renseignements conservés. Pour accéder à un fichier ou dossier contenant ses renseignements personnels et auquel elle n’aura pas accès librement, la personne concernée doit en faire la demande au membre du comité qui s’occupe de cette clientèle.